Правила оформления трудовой при увольнении

Оглавление:

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка традиционно является основным документом для подтверждения стажа. Поэтому правильное оформление и выдача трудовой книжки при увольнении является одной из главных обязанностей работодателя. Разберемся, как исполнить ее наилучшим образом.

Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены вне зависимости от причины увольнения. Остается только выдача документов при увольнении, в частности, трудовой книжки (ТК). В какой срок это надо сделать и как правильно оформить?

Запись в трудовой книжке

Прежде чем отдавать документы на руки работнику, их следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись в ТК о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно должна быть указана статья, по которой уволен работник, и ее часть. Выглядеть это может, например, так:


Кроме содержания, существуют общие правила оформления:

  • записи должны быть пронумерованы;
  • дату нужно указывать без точек;
  • обязательно нужно указать документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
  • информация должна быть заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности, а также круглой печатью (если организация ее использует).

После того, как оформление закончено, работника нужно ознакомить с данными под личную подпись. Все это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Расчет и выдача ТК на руки работнику

Выдача документов при увольнении по собственному желанию или по иной причине всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). Уволенный сотрудник должен получить все бумаги лично в руки под подпись. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке. В их числе:

  • ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
  • оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
  • справка о сумме заработка за последние два года;
  • сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).

Также работник может потребовать выдать и ряд других бумаг, например копии приказов о приеме на работу, о переводах и т. д.

Если работника нет на месте

Бывают такие ситуации, когда в свой последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует. Поэтому у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать свои документы. В этом же уведомлении может содержаться запрос на разрешение направить ТК почтой. Если такое разрешение не будет получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК.

Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК.

Ответственность организации

Если руководство организации не выдало уволенному сотруднику трудовую книжку по своей вине, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. При этом переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения трудового договора в этом случае является фактический день выдачи на руки документов. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. При этом прежняя запись в ТК о дате прекращения действия контракта считается недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.

Запись в трудовой об увольнении

Актуально на: 21 октября 2016 г.

Трудовая книжка (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) – основной документ работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже (п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила)). Следовательно, данный документ нужно оформлять должным образом. Это касается и записи в трудовой об увольнении.

Записи в трудовой книжке при увольнении: порядок заполнения

Существует определенный порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работника (Раздел 5 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69):

  • в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер записи;
  • в графе 2 отражается дата увольнения;
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого в трудовую книжку вносится запись об увольнении.

Запись в трудовой: увольнение по собственному желанию

Чаще всего работодатель расстается с работником по причине того, что последний сам изъявил желание уволиться. Поэтому давайте рассмотрим заполнение трудовой книжки именно на примере этой ситуации.

Запись увольнения в трудовой книжке: образец

При увольнении работника по собственному желанию в трудовой книжке делаются следующие записи:

Подпись работника в трудовой книжке при увольнении

При увольнении работник должен заверить своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (п. 35 Правил).

Помимо работника, в трудовой книжке должен расписаться руководитель организации (ИП) или же работник, ответственный за ведение трудовых книжек.

Печать в трудовой книжке при увольнении

С апреля 2015 года организации обязательно должны использовать круглую печать только в случаях, установленных федеральными законами (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). Во всех же остальных ситуациях печать используется только при ее наличии (то есть организация сама решает, нужна ли ей круглая печать или нет).

Требование о проставлении печати в трудовой книжке при увольнении содержится не в федеральном законе, а лишь в подзаконном акте (п. 35 Правил), следовательно, данное требование не является обязательным. Однако важно отметить, что в свое время Роструд, посчитал проставление печати в трудовой книжке, в том числе и при увольнении, обязательным, мотивируя свою позицию тем, что подзаконный акт принят во исполнение требований именно федерального закона — Трудового кодекса (Письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1 ).

Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:

  1. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  2. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.

По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2018 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.

Как делать записи

В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.

Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.

Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.

Как указывать сведения о работнике

Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:

  • имя, отчество, фамилия;
  • день рождения;
  • какое образование;
  • профессия.

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.

Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.

Как заполнять сведения о работе

Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.

Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).

Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению (см. таблицу).

Правила заполнения трудовой книжки

В каких правовых документах содержатся правила оформления книжки

Имеются нормативные документы, которых следует придерживаться при внесении информации в бланк. Заполнение трудовых книжек в 2018 году регулируется:

Как происходит заполнение титульника

Как правильно заполнить трудовую книжку? Информацию в бланк можно вносить чернилами фиолетового цвета. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки, т. к. в дальнейшем данные, указанные в бланке, будут использоваться для подсчета стажа и оформления пенсионного пособия. Ошибки в бланке могут доставить немало неприятностей владельцу. Даты вносятся арабскими цифрами.

Если вы оформляете прием на работу сотрудника, трудоустраивающегося впервые, заполнение следует начать с титульника.

Какие сведения указываются на титульном листе документа

На титульном листе содержатся личные данные работника:

  • Ф.И.О. (по паспорту, без сокращений);
  • дата рождения (дд.мм.гггг);
  • образование и специальность;
  • профессия.

Внесенные сведения заверяются подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение бланков, и печатью организации (если она есть). После этого владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, такой документ признается недействительным, подлежит уничтожению, владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

В каком порядке вносятся сведения о работе

Далее заполняется раздел «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • прием на работу;
  • повышение в должности;
  • перевод;
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • расторжение контракта.

Информация вносится на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (дд.мм.гггг.) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (равно, как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта.

Образец заполнения трудовой книжки

В бланке имеется раздел, в котором указываются профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд. Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же.

Увольнение: вносим запись в ТК

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. Многих интересует, как выглядит запись об увольнении. Как заполняется трудовая книжка, образец смотрите ниже.

Какие основные правила заполнения и оформления трудовой книжки?

Трудовая книжка (заполнение) —вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки, в том числе главные правила ведения трудовых книжек, их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.

Трудовая книжка: как получить

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найти образец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

  • о трудящемся;
  • самой работе;
  • внутренних и внешних переводах;
  • об увольнении;
  • наградах и заслугах работника.

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного приказом или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

  1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
  2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
  3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
  4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
  5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
  6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
  7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
    • порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
    • при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
    • не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
  8. Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении?

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении

Похожие публикации

Ответственность за то, чтобы абсолютно все трудовые книжки заполнялись правильно и всегда были в сохранности, возлагается на руководство предприятия. Выдача трудовой книжки при увольнении происходит по нормам ТК РФ (ст. 84.1), в соответствии с постановлениями Министерства труда от 10.10.2003 № 69 и Правительства № 225 от 16.04.2003.

Правила заполнения и возврат трудовой книжки при увольнении

Увольнение сотрудника может быть инициировано работником, работодателем или происходить по соглашению сторон. В первом варианте работник должен оповестить отдел кадров и руководство предприятия о предстоящем уходе за две недели.

Трудовую книжку работнику должны выдать при увольнении, независимо от причин ухода сотрудника. Важно правильно оформлять запись о том, что прекращены трудовые отношения, и соблюсти временные рамки. Заполнение трудовой производится на основании положений в изданном руководителем учреждения приказе об увольнении. Трудовая книжка при увольнении выдается с такими вписанными данными:

  • В графе 1 – нумерация по порядку;
  • В графе 2 предусмотрено место для обозначения даты окончания трудового договора;
  • Графа 3 отведена для описания причины увольнения с отсылом на конкретную статью ТК РФ;
  • В графу 4 вносятся данные о приказе, его номер и дата издания.

После увольнения, когда должны отдать трудовую книжку, следует проследить, чтобы факт окончания трудовых отношений был подкреплен подписью руководителя (начальника отдела кадров или иного уполномоченного лица) с проставлением оттиска печати. Вместе с трудовой работник вправе запросить выписки из приказов со справками о заработной плате. Правила выдачи трудовой книжки при увольнении предполагают фиксацию передачи документа владельцу в специальной графе журнала по учету трудовых книжек.

Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении?

Последний день работы сотрудника с датой увольнения должны совпадать. Записывать сведения, которые касаются увольнений, в трудовую книжку следует как раз в этот день. Раньше не стоит этого делать, так как работник может передумать, позже не позволяет законодательство. Возврат трудовой книжки при увольнении ТК РФ обязывает осуществлять также в день увольнения. Для этого можно использовать несколько способов:

  1. Сотрудник лично является в отдел кадров.
  2. Трудовая передается через доверенное лицо.
  3. Пересылка по почте.

В первом случае работник приходит в кадровый отдел, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении, то есть в день, являющийся последним на должности в компании. Он просматривает записи, если со всеми пунктами согласен, забирает книжку с собой и расписывается в журнале. Если была замечена ошибка – кадровые служащие исправляют ее в соответствии с Правилами оформления.

Если в день, когда обязаны выдать трудовую книжку при увольнении, сотрудник не имеет возможности или желания явиться лично, допускается вариант с доверенным лицом. Процедура требует наличия доверенности, в обязательном порядке заверенной нотариусом, с указанием в ней:

  • Паспортных данных, как увольняемого, так и его доверенного лица;
  • Перечня прав, которыми предполагается наделить доверенную личность;
  • Периода действия доверенности.

Выдача трудовой книжки при увольнении по почте возможна только при согласии сотрудника. Для этого в день, когда официально прекращаются трудовые отношения и работник не явился, руководство предприятия письменно уведомляет его об обязательстве получения трудовой книжки. Делается это регистрируемым почтовым отправлением. При получении согласия от уволенного на почтовую пересылку, оформляется отправка заказным письмом с вложенной описью.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку вовремя

Ответственность за срыв сроков выдачи трудовой книжки, особенно в случае прекращения действия трудового договора, предусмотрена в форме административного штрафа 30 000 – 50 000 рублей и 1000 – 5000 рублей для уполномоченного сотрудника (кадровика). Трудовую книжку работнику должны выдать в целости и сохранности с соблюдением всех сроков, иначе возможен переход наказания из административного правонарушения в сферу Уголовного кодекса. При необходимости работник может обратиться в Роструд, прокуратуру и суд.